Ein Tag pro Woche für Bürokratie

Anstieg statt Rückgang des Arbeitszeitaufwands

In der IW-Beschäftigtenbefragung 2025 wurden rund 5.000 Beschäftigte gebeten, den Anteil ihrer Arbeitszeit zu schätzen, den sie üblicherweise pro Woche für Berichts- und Dokumentationspflichten aufwenden und einzuschätzen, wie sich der Erfüllungsaufwand in den letzten beiden Jahren entwickelt hat.

Für weniger als 8 Prozent aller Befragten ist der zeitliche Aufwand für Berichts- und Dokumentationspflichten in den vergangenen zwei Jahren gesunken. Für jeden Dritten ist der zeitliche Aufwand hingegen gestiegen (Abbildung). Führungskräfte nehmen einen Anstieg des zeitlichen Aufwands häufiger wahr als Beschäftigte ohne Führungsverantwortung. In ihrer Führungsrolle tragen sie besondere Verantwortung, auf die Einhaltung beispielsweise von Regelungen im Arbeits- oder Datenschutz zu achten. Zudem tragen sie die Verantwortung für organisatorische Änderungen, die aufgrund der häufigen Rechtsänderungen erforderlich werden.

Im Bereich Gesundheits- und Sozialwesen und der Pharmaindustrie stellen die Beschäftigten am häufigsten einen Anstieg des Arbeitszeitaufwands für Berichts- und Dokumentationspflichten fest. Wie ein aktuelles IW-Gutachten zeigt, haben sich die branchenspezifischen Bürokratiekosten in der Pharmaindustrie seit 2012 mehr als verdoppelt; sie lagen im Jahr 2025 bei 2,5 Milliarden Euro (Gruben et al., 2025, 29).

Laut Diegmann und Kubis (2025) haben Betriebe zwischen 2022 und 2025 rund 325.000 zusätzliche Beschäftigte zur Bewältigung neuer gesetzlicher Anforderungen einstellen müssen. Knapp 30 Prozent der Neueinstellungen entfielen auf Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten. Zum kräftigen Anstieg des Bürokratieaufwands hat zuletzt auch die Anforderung von Großunternehmen an KMU in ihrer Lieferkette beigetragen, im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung der EU (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) umfangreiche Lieferantennachweise über die Einhaltung der Menschenrechte sowie Umwelt- und Sozialstandards zu tätigen. Selbst Handwerksbetriebe müssen für Kleinaufträge zum Teil 70-seitige Dokumentationen ausfüllen.

Hoher Zeitaufwand für Berichts- und Dokumentationspflichten

Jede(r) Zweite verwendet üblicherweise einen Tag und mehr in der Woche für Berichts- und Dokumentationspflichten. Im Durchschnitt gaben Beschäftigte ohne Führungsverantwortung in der IW-Beschäftigtenbefragung 2025 an, rund 23 Prozent ihrer Arbeitszeit in die Erfüllung von Berichts- und Dokumentationspflichten zu investieren; Führungskräfte gaben hier rund 30 Prozent an. Auf eine Differenzierung zwischen betriebsinternen und externen Pflichten wurde verzichtet, da Beschäftigte nicht immer zuordnen können, auf welche Regelungen sich die Pflichten beziehen und ob diese gesetzlich verankert oder lediglich betriebsintern vorgeschrieben sind.

Damit wird der Erfüllungsaufwand für von staatlicher Seite auferlegte Bürokratie methodisch einerseits überschätzt, andererseits bilden Dokumentations- und Berichtspflichten nur einen Teil des zeitlichen Aufwands ab, welcher unter dem Begriff Bürokratie üblicherweise subsummiert wird: Auch die Umsetzung von Regulierungsinhalten wie etwa bessere Filter aufgrund von Umweltvorgaben kostet nicht nur Geld für die materielle Beschaffung und Installation, sondern erfordert auch administrative Tätigkeit. Einer Befragung des ifo-Institutes zufolge wird der zeitliche Aufwand von Berichts- und Dokumentationspflichten von den meisten Unternehmen als hoch oder sehr hoch eingeschätzt (Demmelhuber et al., 2024, 9). Tatsächlich weicht die Einschätzung der Unternehmen zu dem Arbeitsaufwand ihrer Angestellten aufgrund von bürokratischen Tätigkeiten mit rund 22 Prozent von dem auf Basis der IW-Beschäftigtenbefragung ermittelten Median von 20 Prozent nur leicht ab.

Ausblick

Trotz eines weitgehend konstanten Bürokratiekostenindex der Bundesregierung (Röhl, 2024) klagen immer mehr Unternehmen und ihre Beschäftigte über eine steigende Belastung aus Gesetzen und Verordnungen, die auch empirisch belegt werden kann. Der „Herbst der Reformen“ der Bundesregierung sollte daher deutliche Schritte enthalten, die Bürokratiebelastung bei Meldungen und Dokumentationspflichten, aber auch bei den Regulierungsinhalten und Genehmigungsprozessen zu verringern. Dabei muss es eine Kombination aus generellen Instrumenten – wie der Schärfung der „One-in-one-out“-Regel zur Verhinderung neuer Bürokratie- und Detailarbeit (z. B. etwa die jüngste Überarbeitung der Vorschriften für den Stahlbau in Nordrhein-Westfalen mit einer drastischen Reduktion des Umfangs von 1300 auf 159 Seiten (Rohwetter, 2025)) – geben, um das 25-Prozent-Ziel zu erreichen.