Das papierlose Büro: Ein (un-) erfüllbarer Traum?

Zugegeben: Papier in der Hand zu halten, zu fühlen und dann zu lesen – das ist schon ein anderes Erlebnis, als Texte und Grafiken nur am Bildschirm zu erfassen. Und einen griffigen Holzstempel mit blauer Farbe auf ein Papier zu drücken, das war lange der Inbegriff von verlässlicher Verwaltung. Doch Ablage, Dokumentation und Suche in den Akten geschieht elektronisch eben wesentlich einfacher und zeitschonender als zwischen altbackenen Aktendeckeln.

Daher ist das papierlose Büro seit den 1970er Jahren ein großer Traum für viele Büroangestellte, Behörden und Verwaltungen. Doch wo stehen wir heute? Und was können wir tun, damit der Weg zum papierlosen Büro nicht zum Albtraum wird?

Was wir heute wie selbstverständlich elektronisches Dokumentenmanagement, rechtsgültige elektronische Signaturen oder eGovernment nennen, hieß vor einigen Jahrzehnten noch etwas umständlich „völlig neue Büro- und Verwaltungstechnologien“. Und in die wurde investiert. Hauptargumente für ein papierloses Büro waren damals weniger die Kosteneinsparungen, sondern das verbesserte Wissensmanagement und ökologische Überlegungen. Denn Software und Wartung der elektronischen Systeme waren damals ein erheblicher Kostenfaktor. Heute haben sich die Argumente im Vergleich zu den 1970er Jahren daher etwas geändert.

Die zehn wichtigsten Argumente für ein papierloses Büro in Verwaltungen – von A bis Z

1. Arbeitserleichterung: Die Pflicht der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, ihr Verwaltungshandeln zu dokumentieren, gelingt mit gut funktionierenden elektronischen Systemen einfacher und schneller und erleichtert so die Arbeit.
2. Bürgernähe: Wer Verwaltungsvorgänge online anbietet, sammelt Pluspunkte bei Bürgerinnen und Bürgern und gilt als kundenfreundlich mit seinem digitalen Service.
3. Chaos-Beseitigung: In vielen Verwaltungen ist das analoge Ablagesystem seit langem aus den Fugen geraten: Doppelte Ablagen an zwei Stellen oder Extra-Kopien zur Sicherheit sind keine Seltenheit. Hier kann ein effizientes digitales System Abhilfe schaffen.
4. Informationsgenauigkeit: Elektronisch können Informationen zielgruppengerechter und schneller verteilt werden als durch die früher übliche „Umlaufmappe in der Hauspost“.
5. Kostenreduktion: Wer Platz einspart für die Aktenarchivierung und weniger Standfläche für Aktenordner benötigt, hat Einsparungen bei Miete samt Nebenkosten.
6. Produktivitätsgewinn: Nach einer Studie des Fraunhofer-Instituts (IAO) stellt die tägliche Suche nach arbeitsrelevanten Dokumenten eine Bedrohung für die Leistungsfähigkeit dar. Mit einem effektiven digitalen System kann die Produktivität erhöht werden.
7. Schnelligkeit mit Stressreduktion: Elektronisch gespeicherte Daten, Informationen, Berichte können schneller gefunden werden, als wenn man analog in Aktenbergen suchen müsste. In der immer größer werdenden „Datenflut“ wären analoge Suchvorgänge in Aktenschränken und Archiven zum Scheitern verurteilt: Da können nur E-Akten den Verwaltungsaufwand und das Stresslevel der Beschäftigten reduzieren.
8. Sinnhaftigkeit, ökologische: Durch verringertem Papierverbrauch werden auch weniger Bäume gefällt und weniger Wasser und Energie verbraucht: Denn selbst für die Produktion von Recycling-Papier wird viel davon benötigt.
9. Veröffentlichungspflicht, vereinfachte: Die Veröffentlichungspflicht kann mit einem automatisierten elektronischen Verfahren wesentlich einfacher gemeistert werden: eine Stadtverwaltung, die 20.000 Veröffentlichungen pro Jahr hat, müsste einen enormen Arbeitsaufwand betreiben, um diese Dokumente zu finden, aufzubereiten und in geeigneter Form zu veröffentlichen. Ein vollautomatisiertes Verfahren ist dafür unumgänglich.
10. Zusammenarbeit, bessere: Die Pandemie der letzten Jahre hat uns gezeigt, dass die Zusammenarbeit mit elektronischen Informations- und Kommunikationsmitteln gut funktionieren kann. Wir brauchen nicht unbedingt Präsenz im Büro und Papier als Informationsträger.

Status quo der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Und wo stehen wir heute nach 50 Jahren Digitalisierungsbemühungen? Laut dem Bitkom Digital Office Index 2022 digitalisieren inzwischen 55 Prozent aller Organisationen der öffentlichen Verwaltung den Papiereingang. Im Vergleich zur Privatwirtschaft investiert die öffentliche Verwaltung aber noch zu wenig in die digitale Fitness ihrer Beschäftigten: Nur 56 Prozent der öffentlichen Verwaltungen, aber 84 Prozent der Versicherungsunternehmen bieten solche Fort- und Weiterbildungen an. Daher fehlen der Verwaltung digital-kompetente Beschäftigte, die aktiv die Digitalisierung voranbringen können: Nur 45 Prozent der öffentlichen Verwaltungen sagen, dass sie solche Personen beschäftigen, aber 83 Prozent der Banken und Finanzdienstleister. Nur zwei Drittel der öffentlichen Verwaltungen (67 %) haben eine/n Digitalisierungsbeauftragte/n, aber neun von zehn Unternehmen (90 %) der Versorgungs- und Entsorgungswirtschaft und der Telekommunikation.

Digitalisierte Prozesse sind eine wesentliche Voraussetzung für eine moderne, effiziente und bürgernahe Verwaltung. Die politischen Bekenntnisse zur digitalen Verwaltung zeigen sich beispielsweise im Online-Zugangsgesetz (OZG) von 2017, in der Berufung einer Digital-Staatsministerin 2018 und auch in der deutschen Zustimmung zur Single Digital Gateway (SDG)-Verordnung. Im OZG werden Bund, Länder und Gemeinden verpflichtet, bis Ende 2022 „ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten“. Dafür wurden 575 Online-Leistungen definiert, die bundesweit verfügbar sein sollten. Doch im Dezember 2022 waren erst 123 von 575 Verwaltungsleistungen online.

Erste Ansätze und gute Vorbilder in der Verwaltung

i-kfz – Internetbasierte Fahrzeugzulassung

Als das Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) zusammen mit dem Kraftfahrtbundesamt im Jahr 2012 das Projekt i-kfz mit großem Aufwand starteten, hatten sie vermutlich gehofft, mit der Digitalisierung schneller voranzukommen. In mehreren Stufen boten sie zunächst die Außerbetriebsetzung (2015), dann die Wiederzulassung (2017) und seit 2019 alle Zulassungsvorgänge an. Dennoch bieten erst zwei Drittel aller Zulassungsstellen in Deutschland das Online-Verfahren an. Und die Nutzung ist sehr gering, wie eine Studie im Auftrag von verdi herausfand. Offenbar ist die digitale Antragstellung zu kompliziert und zu langwierig, so die Autoren.

ELFE – „Einfache Leistungen für Eltern“

Dieses Projekt strebt die Digitalisierung von vier gebündelten Leistungen in einem Kombiantrag an, nämlich Namensfestlegung, Geburtsanzeige, Kindergeld nach EstG und Elterngeld. Hierfür müssen einerseits mehrere Behörden miteinander kooperieren, was das Problem der Schnittstellen mit sich bringt. Andererseits liegt die Komplexität aber auch in der Sache selbst: diese Sozialleistungen legen jeweils unterschiedliche Einkommensbegriffe zugrunde, und es fehlen nicht ein überörtliches Standesamtsregister, sondern auch die Daten der jeweiligen Standesämter, die noch „nachdigitalisiert werden müssen.

Bremen: Online-Gründung

Seit Dezember 2020 ist in Bremen die Online-Gründung von Handwerksbetrieben – inzwischen auch anderen Betrieben, Start-ups oder Agenturen – papierlos möglich, mit Eintragung in die Handwerksrolle, mit Beantragung einer Gaststättenerlaubnis oder einer Betriebsnummer. Unter der Website www.gruendung-digital.de stehen alle benötigten Anträge zur Verfügung, die dann an die entsprechenden Behörden weitergeleitet werden. Auch Gewerbeabmeldungen oder -ummeldungen bietet dieses offizielle Verwaltungsportal des Landes Bremen an.

Bonn: Digitalisierungsbeauftragte

Die Stadt Bonn legt bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes den Fokus nicht nur auf die Digitalisierung von Antragsverfahren, sondern vor allem in der Optimierung der Prozesse. Nachhaltige Prozesse und Infrastrukturen sind für die Stadt Bonn ein wichtiges Ziel bei der Verwaltungsdigitalisierung. Um die Digitalisierung der Stadtverwaltung voranzutreiben, hat die Stadt nicht nur einen Digitalisierungsbeauftragten (Chief Digital Officer), sondern seit Anfang 2022 auch 29 Digitallotsen für die verschiedene Ämter und Abteilungen.

Hamburg: Transparenzportal

Die Stadt Hamburg hat als erste Stadt Deutschlands bereits im Oktober 2014 das Transparenzportal der Hamburger Verwaltung und vieler öffentlicher Unternehmen gestartet. Das damals noch bundesweit einmalige Angebot stellt unter www.transparenz.hamburg.de/  inzwischen über 100.000 Datensätze und Dokumente bereit, die alle Bürgerinnen und Bürger online und kostenfrei einsehen können. Der 2017 veröffentlichte Evaluationsbericht zeigt die hohe Nutzungsintensität des Portals.

Fazit

Seit 50 Jahren träumen Büroangestellte, Verwaltungen und Behörden vom papierlosen Büro. Die Argumente dafür liegen auf der Hand: kostengünstig, bürgernah, effizient und effektiv. Doch viele Transformationsversuche von analog zu digital sind schon gescheitert oder stecken seit Jahren in den Kinderschuhen. Und auch der Versuch, mit dem Onlinezugangsgesetz die Digitalisierung zu beschleunigen, ist fehlgeschlagen: Bis Ende 2022 sollten Bund, Länder und Kommunen insgesamt 575 Verwaltungsleistungen online anbieten, doch im Dezember 2022 waren es erst 123.

Was es also braucht, ist neben dem klaren politischen Commitment zur durchgängigen Digitalisierung und einer verbesserten Kooperation zwischen Bund, Ländern und Gemeinden auch eine bessere digitale Infrastruktur in Deutschland. Zudem sollte die Digitalstrategie auch mit einem entsprechenden Digitalbudget ausgestattet werden, sodass nicht nur die Verwaltungsleistungen digitalisiert werden, sondern auch die Beschäftigten in den Verwaltungen geschult werden können. Denn auch sie wissen: digitale Fitness ist entscheidend im papierlosen Büro.

Zum Gastbeitrag auf blog.staatsanzeiger.de.