Ergebnisbericht/Maßnahmenkatalog: Initiativworkshops Work-and-Stay-Agentur

Gleichzeitig zeigen die Erfahrungen der Unternehmen, dass die bestehenden Verfahren der Fachkräfteeinwanderung häufig zu komplex, zu wenig transparent und für betriebliche Planungsprozesse nur eingeschränkt verlässlich sind. Verzögerungen, Medienbrüche, uneinheitliche Anforderungen und unklare Zuständigkeiten führen zu erheblichem Aufwand für Fachkräfte, Arbeitgeber, beratende Dritte und Behörden. Die geplante Work-and-Stay-Agentur (WSA) bietet die Chance, diese strukturellen Defizite grundlegend zu adressieren.

Im Rahmen der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) initiierten Fokusgruppen wurden die Praxiserfahrungen von Unternehmen, Kammern, Rechtsdienstleistern und weiteren beteiligten Akteuren systematisch aufgenommen und zu konkreten Anforderungen an die künftige Ausgestaltung der WSA verdichtet. Die Ergebnisse zeigen: Die WSA sollte nicht allein als digitales Portal verstanden werden, sondern als integrierte Verfahrensarchitektur, die Digitalisierung, Standardisierung, fallbezogene Steuerung und Nutzerorientierung miteinander verbindet.

Aus Sicht der Praxis bestehen fünf zentrale Handlungsbedarfe:

Erstens müssen Transparenz und Planbarkeit im gesamten Visum- und Aufenthaltsverfahren deutlich erhöht werden. Arbeitgeber und Fachkräfte benötigen verlässliche Informationen zu Verfahrensstand, Zuständigkeiten, offenen Mitwirkungshandlungen, Bearbeitungszeiten und voraussichtlichen Entscheidungszeitpunkten. Ein digitales Statustracking, klare Prozessschritte, verbindliche Reaktions- und Bearbeitungsfristen sowie belastbare Prognosen zum möglichen Arbeitsbeginn sind dafür zentrale Voraussetzungen.

Zweitens braucht es eine durchgängige digitale Infrastruktur. Derzeit führen fragmentierte Systeme, fehlende Schnittstellen und wiederholte Datenerhebungen zu Doppelarbeit und Verzögerungen. Die WSA sollte als zentrale digitale Plattform ausgestaltet werden, die behördenübergreifenden Datenaustausch, fallbezogene Kommunikation, Dokumentenmanagement und rollenbasierte Zugriffe ermöglicht. Ein Once-Only-Prinzip für bereits geprüfte Daten und Dokumente, eine behördenübergreifende Case-ID sowie die perspektivische Einbindung digitaler Identitäten können die Verfahren der Fachkräfteeinwanderung und -integration deutlich effizienter und nutzerfreundlicher machen.

Drittens ist eine bessere fallbezogene Steuerung erforderlich. Viele Verzögerungen entstehen nicht allein durch einzelne Prüfschritte, sondern durch unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Kommunikationswege und mangelnde Koordination zwischen beteiligten Stellen. Ein zentrales Case Management innerhalb der WSA kann Verfahrensschritte koordinieren, Zuständigkeiten sichtbar machen, Rückfragen bündeln und Verzögerungen frühzeitig identifizieren. Ergänzend sollte eine Clearingstelle für Konflikt-, Fehler- und Korrekturfälle eingerichtet werden, um außergerichtliche Klärungen und systematisches Lernen aus wiederkehrenden Problemen zu ermöglichen.

Viertens sollte die Rolle der Arbeitgeber und bevollmächtigter Dritter gestärkt werden. Arbeitgeber stellen bereits heute wesentliche Informationen und Nachweise bereit und tragen erhebliche praktische Risiken, verfügen aber häufig nur über begrenzte Informations- und Mitwirkungsmöglichkeiten. Die WSA sollte daher technische und rechtliche Voraussetzungen schaffen, um Arbeitgeber kontrolliert, transparent und datenschutzkonform in Verfahren einzubinden. Dazu gehören eigene Arbeitgeberaccounts, definierte Einsichts- und Mitwirkungsrechte, digitale Vollmachten, rollenbasierte Rechtekonzepte sowie – je nach politischer und rechtlicher Ausgestaltung – weitergehende Beteiligungsoptionen. Für Arbeitgeber mit regelmäßigem Rekrutierungsbedarf können freiwillige Vorabprüf- oder Zertifizierungsmodelle redundante Prüfungen reduzieren, ohne kleinere Unternehmen strukturell zu benachteiligen.

Fünftens müssen Rechtsanwendung und Verfahrensstandards stärker vereinheitlicht werden. Unterschiedliche Dokumentenanforderungen, divergierende Entscheidungspraxen und uneinheitliche Nebenbestimmungen führen zu Rechtsunsicherheit und zusätzlichem Aufwand. Einheitliche Vorgaben, harmonisierte Anwendungshinweise, verbindliche Dokumentenstandards, klarere Regelungen für Zweckwechsel und praxisgerechte Prüfmaßstäbe sind daher entscheidend, um Verfahren der Fachkräfteeinwanderung und -integration verlässlicher und digital abbildbar zu machen.

Die Ergebnisse der Fokusgruppen verdeutlichen, dass einzelne Verbesserungen nur begrenzte Wirkung entfalten, wenn sie nicht in ein integriertes Gesamtsystem eingebettet werden. Der besondere Mehrwert der WSA liegt im Zusammenspiel von digitaler Plattform, standardisierten Prozessen, klarer Governance, fallbezogener Steuerung und nutzerorientierter Oberfläche. Entscheidend ist dabei, dass die WSA sowohl die Anforderungen der Verwaltung als auch die praktischen Bedarfe von Arbeitgebern, Fachkräften und bevollmächtigten Dritten berücksichtigt.

Für die weitere Ausgestaltung sollte daher eine klare Priorisierung erfolgen: Zunächst sollten diejenigen Funktionen und Verfahrensbausteine umgesetzt werden, die Transparenz, Planbarkeit und Verfahrenssicherheit unmittelbar erhöhen. Dazu zählen insbesondere Statustracking, Case Management, standardisierte Dokumentenanforderungen, digitale Kommunikation, Arbeitgeberaccounts, Rollen- und Rechteverwaltung sowie die Wiederverwendung bereits geprüfter Daten und Dokumente. Eine schrittweise Pilotierung in Modellregionen oder ausgewählten Verfahrensbereichen kann helfen, die Praxistauglichkeit dieser Elemente zu erproben, offene Zuständigkeits- und Datenschutzfragen zu klären und die WSA vor einer flächendeckenden Umsetzung nutzerzentriert weiterzuentwickeln.

Die Work-and-Stay-Agentur kann damit zu einem zentralen Hebel werden, um die Fachkräfteeinwanderung nach Deutschland schneller, transparenter und verlässlicher zu gestalten. Voraussetzung ist, dass sie nicht als zusätzliche digitale Oberfläche auf bestehende Fragmentierung aufgesetzt wird, sondern als konsequent integrierte, verbindliche und lernfähige Verfahrensstruktur ausgestaltet wird.